Estérel Aventures vous propose tout un panel d’activités de teambuildings, incentive ou animations de soirées lors de vos séminaires, conventions ou journée d’équipe.
Dés le premier appel, vous tomberez sur l’une de nous, au bureau (équipe 100% féminine, mais c’est même pas fait exprès ! ) .

EN QUOI CONSISTE NOTRE RÔLE DE CHEFFE DE PROJET ÉVÉNEMENTIEL?   

Chez Estérel Aventures, on estime qu’un( e) bon(nne) chef(fe) de projets doit avant tout disposer des qualités suivantes :

• Créativité,
• Adaptabilité
• Bienveillance
• Organisation
• Écoute
• Bonne humeur
• Faire des blagues drôles (ok, ça c’est vraiment un plus ! )

Plus sérieusement, notre rôle consiste à concevoir et à réaliser un événement pour le compte de notre client. De la commercialisation de nos programmes, en passant par la préparation de l’ événement jusqu’à sa concrétisation, nous devons tout gérer et coordonner.
On passe donc en revue le budget, la logistique sur le terrain, le transport, les intervenants extérieurs ou partenaires, la visite des lieux si nécessaire, le retroplanning, l’élaboration de la feuille de route, la coordination avec les équipes, l’ installation des équipements, le transfert, etc…
Mais en parallèle de tout cela, en tant que chef de projets, nous devons également mettre en place des supports de communication (articles, publications, invitations afterworks, évènements grand public…), créer de nouveaux concepts , assister à des salons. Bref, on ne s’ennuie pas, et c’est ce qu’on aime ici !

A QUOI RESSEMBLE UNE JOURNÉE TYPE DE CHEF DE PROJETS

ÉVÉNEMENTIEL ?  

Quand on arrive au bureau le matin, notre routine matinale (non, on ne va pas vous parler make up !) consiste à prendre connaissance de nos mails et traiter nos urgences. Ah oui, et le café !!!
Et dans l’évènementiel, des urgences…il n’ y a que ça !

Ensuite, entre 2 coups de fil, on passe en revue nos dossiers en cours ou avec une date proche. On regarde si un acompte a bien été versé. On renvoie un mail de contrôle à notre client, et quand tout est calé, on imprime la feuille de route pour que Sandrine, notre chargée de production favorite, puisse prendre le relais et préparer le dossier pour l’équipe terrain.

Sur les dossiers passés, on édite la facture de solde. On fait un point compta, et on relance si nécessaire. On surveille nos options en cours, on programme nos posts réseaux sociaux, articles de blog .

Quand il y a une réunion MICE, on aborde les prochains dossiers en cours, on repasse tout en revue avec Samuel, notre responsable logistique et super maniaque !

LES IMPRÉVUS DU MÉTIER DANS L’ÉVÉNEMENTIEL ?

Oui oui, on peut vous éditer un palmarès de situations cocasses, où il faut avant tout garder son sang-froid :

– Quand un évènement est bloqué depuis des mois, avec une énorme logistique (toute notre nouvelle flotte de buggys électriques était réquisitionnée !) , des camions et remorques à prévoir, des demandes d’autorisations à la mairie de la commune pour stationner, gérer le planning des intervenants etc…..Et 3 semaines avant l’évènement, en faisant un point avec notre client, il nous annonce que sa secrétaire s’est trompée de date, et que l’évènement a lieu la veille.
On ne va pas se mentir, sur les 5 premières secondes, c’est la panique qui nous envahit ! Car nous, la veille, nos buggys sont quasiment tous pris déjà ! Mais quand on retrouve nos esprits, on RÉAGIT vite. On rappelle la mairie pour décaler l’arrêté municipal. On appelle un confrère pour lui « piquer » ses buggys. On remanie notre planning et on change nos encadrants…OUF la crise est passée, notre client est rassuré et …nous aussi !

– Quand notre groupe arrive totalement…éméché sur l’activité pirogue géante.

– Quand lors d’une soirée Eat and Quizz, en pleine campagne, un orage nous tombe dessus et fait sauter tous les plombs du lieu de réception….

– Quand on réserve des terrains de pétanque, mais que la mairie nous rappelle 7 jours avant pour nous informer qu’ils ne sont plus disponibles car il y a une foire…

– Quand on a tout préparé pour un teambuilding nature, le Island Aventure, sur une île, mais que les clients loupent le bateau…

Tout se termine toujours bien, car avec l’expérience, on apprend à rebondir et réagir très vite. C’est bien pour cela que nous pouvons en sourire aujourd’hui !

Donc vous l’aurez compris, dans ce métier, on ne s’ennuie pas , mais on aime ça. Les journées ne se ressemblent pas, il y a des périodes très intenses, mais aussi des temps plus calmes où l’on peut faire du travail de fond, créer de nouveaux projets, et se préparer pour redémarrer la saison suivante .

Si vous avez une demande, notre équipe est à votre écoute, on saura relever le défi pour votre séminaire , et toujours avec le sourire 😊